Esto fue lo que me dijo mi jefe alguna vez.

Él era el Director General y recibía muchos más correos electrónicos que yo, y aun así contestaba cada uno de ellos. Yo no sabía cómo lo conseguía ya que su agenda estaba siempre muy llena. Yo solía leer “por encimita” cada correo que me llegaba, algunos los marcaba como no leídos, otros los ignoraba o simplemente borraba. Al día siguiente hacía lo mismo. Por eso no conseguía tener menos de 50 correos marcados como no leídos.

Había quien me llamaba para preguntar si por fin ya había tenido tiempo de leer su correo o de hacer lo que me había pedido. Muchas veces me sentía mal porque no tenía la menor idea de lo que me estaban hablando.

Cuando me ascendieron, la cantidad de correos que recibía se duplicó.

Fue entonces cuando mi jefe me dijo: “no leas los correos dos veces. No hay tiempo para eso. Si comienzas a leer uno, entonces léelo hasta el final inmediatamente. De otra manera mejor ni comiences a leerlo. Si lo lees parcialmente, lo tendrás que volver a leer desde el principio la siguiente vez, si te da tiempo. Eso te cuesta por lo menos el doble de tu preciado tiempo”.

Desde entonces he tratado de hacerle caso y ya he mejorado bastante. Pero eso no es todo. Me di cuenta de que escribir correos concretos y cortos no es fácil, pero es muy importante.

Lo que cuenta es tu habilidad para extraer el mensaje central de lo que quieres decir y ponerlo en las palabras correctas, sin errores de ortografía, sin abreviaciones raras y de manera auténtica.

En la universidad un profesor nos hacía escribir resúmenes. Era muy estricto. Él no quería que copiáramos y pegáramos las partes más importantes de cada capítulo. Sino que captáramos el mensaje central y lo redactáramos de la manera más interesante con el fin de motivar al lector a continuar leyendo las siguientes páginas.

Si tus comunicaciones son cortas, concretas y auténticas habrá menos espacio para malas interpretaciones, el lector se enfocará al mensaje y no dejará tu comunicación para más tarde.